Rechnungen aus CSV-Datei erzeugen/versenden

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Was kann der Dialog:

Über diesen Dialog können Sie direkt aus CSV-Dateien Rechnungen erzeugen.

Wenn beispielsweise ein Kunde ein Bestellformular auf Ihrem Webserver ausfüllt und absendet, können die Formulardaten neben dem E-Mail-Versand zusätzlich in einer CSV-Datei gespeichert werden.

Wie Sie eine solche CSV-Datei auf Ihrem Webserver erzeugen können, erfahren Sie hier:: CSV-Datei auf Ihrem Webserver erzeugen (für CSV-Rechnungen)

Dieser Dialog kann die CSV-Datei herunterladen und die enthaltenen Datensätze in die obige Liste importieren. Anschließend können Sie per Knopfdruck die entsprechenden Rechnungen sowie die dazugehörigen E-Mails und Buchungen erzeugen.

Die E-Mails werden dabei zunächst im Postausgang abgelegt und können anschließend von dort endgültig versendet werden.

Bedeutung der Steuerlemente (von links nach rechts und oben nach unten):

Dublettenprüfung bei Rechnungserzeugung:

Für die Verbuchung einer Rechnung muss ein Debitor vorhanden sein.

Ist dieser Schalter aktiviert, prüft das Programm bei jeder Rechnung, ob bereits ein ähnlicher Debitor existiert. Wird ein ähnliches Konto gefunden, erscheint ein Dialog, in dem Sie festlegen können, wie mit diesem Fall verfahren werden soll. Beispielsweise den vorhandenen Debitor verwenden oder einen neuen Debitor anlegen.

Ist der Schalter deaktiviert, übernimmt das Programm die Vorgaben aus der Liste ohne Rückfrage.

In der ersten Spalte der Liste steht entweder "Neu", dann wird ein neuer Debitor angelegt oder eine rote Kontonummer. Diese verweist auf ein bereits vorhandenes ähnliches Konto, dessen Stammdaten gegebenenfalls ergänzt werden und auf dem die Buchungen erfolgen.

Debitor/Dubletten ansehen

Zeigt die Daten aus der Liste zusammen mit den Daten des ähnlichen Debitors in einem Dialog an, damit Sie diese visuell vergleichen und überprüfen können.

Alle Daten löschen:

Löscht den gesamten Inhalt der Liste.

Reset der Liste:

Setzt alle von Ihnen gesetzten Einstellungen der obigen Liste zurück, ohne die Daten darin zu löschen.

Einstellungen Liste:

Hier legen Sie fest, welche Spalten sichtbar sein sollen. Werte nicht sichtbarer Spalten werden nicht an das nachfolgende Rechnungserzeugungsmodul übergeben.

Pfad ist URL:

Dieser Schalter legt fest, ob eine Datei direkt in die Liste importiert oder zunächst aus dem Internet heruntergeladen und anschließend importiert werden soll.

Ist der Schalter aktiviert, können Sie im unteren Feld die gewünschte URL angeben.

LogIn:

Hier können Sie einen Benutzernamen und ein Passwort hinterlegen, falls für den Download der Datei eine Anmeldung erforderlich ist.

Nur neue Zeilen importieren:

Das Programm merkt sich bei jeder importierten Datei die zuletzt importierte Zeile. Dadurch werden bereits importierte Datensätze erkannt und doppelte Rechnungen vermieden.

Import/Öffnen:

Über diese Schaltfläche starten Sie (abhängig von der Einstellung des Schalters "Pfad ist URL") entweder den Download einer Datei oder das Öffnen einer lokalen Datei.

Das Import-Mapping können Sie über das Menü dieser Schaltfläche aufrufen. Siehe auch: Import CSVRechnungsdatei anpassen

Rechnungsart:

Das Programm kennt zwei Rechnungsarten. Das ältere auf Schablonen beruhende Format und das neuere auf den Erfordernissen der XRechnung. Hier wählen Sie eine der beiden Arten.

Ergebnisart/Schablone:

Das Modul XRechnung/PDF-Rechnung kennt drei Ausgabearten:

Bei der schablonenbasierten Rechnungserzeugung wird an dieser Stelle die aktuell ausgewählte Vorlage beziehungsweise Schablone angezeigt.

Siehe auch: Faktura und PDF-Rechnung/XRechnung verfassen

Einstellung Rechnung:

Hier wird abhängig von der gewählten Rechnungsart der passende Rechnungsdialog geöffnet. Die dort definierten Einstellungen werden übernommen, sofern sie nicht durch Einträge in der Liste überschrieben werden.

E-Mail Sendekonto auswählen:

Hier wählen Sie das E-Mail-Konto aus, über das die gegebenenfalls zusätzlich erzeugte E-Mail versendet werden soll.

Schablonendatei für E-Mail:

Hier wird die in den Rechnungseinstellungen festgelegte E-Mail-Schablone angezeigt. In der Schablone können die entsprechenden Platzhalter verwendet werden.

Rechnung visualisieren:

Zeigt eine Vorschau der für die ausgewählte Listenzeile erzeugten Rechnung an.

Postausgang ansehen:

Öffnet den Dialog Postausgang ( Ordner Postausgang / Ordner Gesendet ). Dort können Sie z. B. die erzeugten E-Mails versenden.

Alle Rechnungen erzeugen:

Aus allen aktiven Zeilen der Liste werden Rechnungen erzeugt. Dies werden nicht mehr angezeigt, sondern gleich in den Postausgang eingestellt.

Selektierte Einzelrechnung erzeugen:

Nur aus einer Zeile wird eine Rechnung erzeugt. Die Rechnung wird je nach Einstellung in den Rechnungseinstellungen auch vorher angezeigt.

Bei Einzelrechnung Rechnungsdialog anzeigen:

Der entsprechende Rechnungsdialog wird mit den Werten der ausgewählten Listenzeile geöffnet. Dort können Sie bei Bedarf noch Änderungen vornehmen.

Die weitere Rechnungserzeugung beziehungsweise der Versand erfolgt anschließend über die entsprechende Schaltfläche im Rechnungsdialog selbst.